تكامل المرحلة الأولى والثانية من الفوترة الإلكترونية ZATCA: الدليل الشامل للامتثال في السعودية

مقدمة

تشهد المملكة العربية السعودية تحولاً رقمياً متسارعاً في مختلف القطاعات، بما في ذلك المحاسبة وإدارة الضرائب والعمليات المالية للشركات. وتُعد الفوترة الإلكترونية، المعروفة باسم «فاتورة»، إحدى المبادرات المهمة التي تشرف عليها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) بهدف تطوير عمليات إصدار الفواتير ومعالجتها وتعزيز كفاءة الأنظمة المالية.

بالنسبة إلى الشركات العاملة في المملكة، أصبح فهم متطلبات تكامل المرحلة الأولى والثانية من ZATCA أمراً أساسياً لإدارة الفواتير الضريبية، وتنظيم السجلات المالية، والاستعداد للمتطلبات التنظيمية المطبقة على المنشأة.

بدأ تطبيق الفوترة الإلكترونية على مرحلتين رئيسيتين. تُعرف المرحلة الأولى باسم مرحلة الإصدار والحفظ، بينما تُعرف المرحلة الثانية باسم مرحلة الربط والتكامل. وتركز المرحلة الأولى على إصدار الفواتير الإلكترونية وحفظها باستخدام حلول تقنية متوافقة، في حين تضيف المرحلة الثانية متطلبات تقنية وتفرض ربط الأنظمة الإلكترونية لدى المنشآت المستهدفة بمنصة فاتورة التابعة للهيئة.

قد تواجه الشركات التي تعتمد على البرامج المحاسبية القديمة أو الأدوات المنفصلة أو الإجراءات اليدوية صعوبات في تلبية هذه المتطلبات. ويمكن لنظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) المُعدّ بشكل صحيح أن يساعد في أتمتة إصدار الفواتير، وتحسين دقة البيانات، وربط العمليات المحاسبية بنظام الفوترة الإلكترونية.

تقدم Innovazy حلول تطبيق وتخصيص نظام أودو ERP، وتكامل الفوترة الإلكترونية، وإعداد الأنظمة المحاسبية بما يتناسب مع احتياجات السوق السعودي. في هذا الدليل، نستعرض الفرق بين المرحلتين الأولى والثانية، وأهم المتطلبات التقنية، ودور أنظمة ERP في التكامل، والخطوات التي يمكن للشركات اتباعها للاستعداد.

ما هي الفوترة الإلكترونية ZATCA؟

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) هي الجهة المسؤولة عن الإشراف على الأنظمة ذات الصلة بالزكاة والضرائب والجمارك في المملكة، كما تشرف على تطبيق متطلبات الفوترة الإلكترونية.

تهدف مبادرة «فاتورة» إلى تحويل إصدار الفواتير والإشعارات المرتبطة بها إلى عملية إلكترونية تعتمد على حلول تقنية متوافقة مع المتطلبات المعتمدة.

ولا تعني الفوترة الإلكترونية مجرد تحويل الفاتورة الورقية إلى ملف PDF أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني؛ بل تتطلب إنشاء بيانات الفاتورة باستخدام نظام إلكتروني مناسب، مع الالتزام بالحقول والمواصفات الفنية المطلوبة بحسب نوع المستند والمعاملة.

وقد تشمل المتطلبات، بحسب نوع الفاتورة، البيانات المنظمة، والحقول الإلزامية، ورمز الاستجابة السريعة (QR)، والخصائص التشفيرية، والتواصل الإلكتروني مع أنظمة الهيئة.

تنقسم منظومة الفوترة الإلكترونية إلى مرحلتين رئيسيتين:

• المرحلة الأولى — مرحلة الإصدار والحفظ: إصدار الفواتير والإشعارات الإلكترونية وحفظها باستخدام حل تقني متوافق مع المتطلبات.
• المرحلة الثانية — مرحلة الربط والتكامل: تطبيق متطلبات تقنية إضافية وربط نظام الفوترة الإلكترونية بأنظمة الهيئة للمنشآت التي يشملها الإلزام في المجموعات المحددة.

وتأتي هذه المبادرة ضمن جهود المملكة لتعزيز الشفافية الضريبية، وتوحيد إجراءات الفوترة، وتطوير بيئة الأعمال الرقمية.

ما هي المرحلة الأولى من ZATCA؟

بدأ تطبيق المرحلة الأولى، المعروفة باسم مرحلة الإصدار والحفظ، في 4 ديسمبر 2021 على المكلفين المشمولين باللوائح ذات الصلة، مع مراعاة الاستثناءات المقررة.

ويتمثل هدف هذه المرحلة في ضمان إصدار الفواتير الإلكترونية وحفظها من خلال نظام إلكتروني متوافق، بدلاً من الاعتماد على الطرق اليدوية أو البرامج غير المناسبة لإصدار الفواتير.

أهم متطلبات المرحلة الأولى

1. إصدار الفواتير الإلكترونية

يجب على المنشآت المشمولة استخدام نظام إلكتروني متوافق لإصدار الفواتير الضريبية والإشعارات ذات الصلة، مع تسجيل بيانات المعاملات بصورة دقيقة وفقاً للمتطلبات المطبقة.

2. تضمين البيانات الإلزامية

يجب أن تحتوي الفاتورة على المعلومات المطلوبة بحسب نوعها وطبيعة المعاملة. وقد تشمل هذه المعلومات بيانات المورد، وبيانات العميل عند الاقتضاء، وتاريخ الفاتورة، وقيم المعاملة، ومعلومات ضريبة القيمة المضافة، والحقول الأخرى المحددة نظاماً.

3. متطلبات رمز QR

يجب أن تتضمن الفواتير الضريبية المبسطة المشمولة بالمتطلبات رمز QR المتوافق مع المواصفات الفنية المعتمدة. ويجب مراعاة نوع الفاتورة والمتطلبات الخاصة بها، لأن متطلبات جميع أنواع الفواتير ليست متطابقة بالضرورة.

4. حفظ الفواتير الإلكترونية

ينبغي توفير آلية مناسبة لحفظ الفواتير والمستندات الإلكترونية وإمكانية استرجاعها عند الحاجة. كما يجب مراعاة صلاحيات الوصول وسلامة السجلات ومتطلبات الاحتفاظ بالمستندات.

5. استخدام برنامج فوترة متوافق

يجب أن يفي نظام الفوترة الإلكترونية بالمتطلبات المعمول بها. ولا يُعد إنشاء الفواتير باستخدام برامج تحرير النصوص أو جداول البيانات، بحد ذاته، دليلاً على الامتثال.

لماذا تُعد المرحلة الأولى مهمة؟

يساعد التطبيق الصحيح للمرحلة الأولى على توحيد إصدار الفواتير، وتنظيم السجلات، وتحسين الوصول إلى معلومات المعاملات، وتقليل الاعتماد على الإجراءات الورقية.

كما تمثل هذه المرحلة الأساس الذي يمكن البناء عليه لتلبية المتطلبات التقنية الإضافية في المرحلة الثانية.

ما هي المرحلة الثانية من ZATCA؟

تُعرف المرحلة الثانية باسم مرحلة الربط والتكامل، وبدأ تطبيقها اعتباراً من 1 يناير 2023 بصورة تدريجية عبر مجموعات من المكلفين تحددها الهيئة.

وتختلف هذه المرحلة عن المرحلة الأولى بإضافة متطلبات تقنية وتشغيلية، من أبرزها ربط نظام الفوترة الإلكترونية لدى المنشأة بمنصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

تقوم الهيئة بإشعار المنشآت المستهدفة بمواعيد التكامل ومتطلباته. ووفقاً للإطار المنشور، يتم إشعار المكلفين المستهدفين قبل موعد الربط بما لا يقل عن ستة أشهر.

لذلك، ينبغي للشركات التحقق من إشعاراتها الرسمية وتحديد المجموعة التي تنتمي إليها والموعد المحدد لها، بدلاً من افتراض أن موعداً واحداً ينطبق على جميع المنشآت.

أهم متطلبات المرحلة الثانية

1. الربط مع منصة فاتورة

يجب أن يتمكن نظام الفوترة الإلكترونية من التواصل مع منصة الهيئة وفقاً للمواصفات الفنية المعمول بها. ويتطلب ذلك إعداد النظام والاعتمادات والشهادات اللازمة والاتصال الآمن بواجهات الربط البرمجية (API) عند الاقتضاء.

2. إنشاء الفواتير بصيغة XML

تتطلب المرحلة الثانية إصدار الفواتير الإلكترونية وفق الصيغ المنظمة المعتمدة، بما في ذلك معايير XML ذات الصلة. ويجب أن ينشئ النظام هيكل المستند والحقول المطلوبة لكل نوع من أنواع الفواتير.

3. الختم التشفيري ومتطلبات الأمان

تتطلب العمليات المشمولة بالمرحلة الثانية خصائص أمنية وتشفيرية محددة، تشمل الختم التشفيري والضوابط المرتبطة به. ويجب تنفيذ هذه الخصائص وفق المواصفات الفنية والأمنية المعمول بها.

4. إنشاء المعرّف الفريد UUID

تتطلب عملية الفوترة المعنية إنشاء معرّف فريد عالمياً (UUID). ويجب على النظام إنشاء هذا المعرّف وحفظه وربطه بالمستند الصحيح بطريقة سليمة.

5. التخليص أو الإبلاغ عن الفواتير

تختلف آلية المعالجة بحسب نوع الفاتورة:

• الفواتير الضريبية القياسية: تخضع عادةً لإجراء التخليص، حيث تُرسل الفاتورة إلى الهيئة وتحصل على التخليص المطلوب قبل إصدارها للمشتري.
• الفواتير الضريبية المبسطة: تخضع عادةً لإجراء الإبلاغ، حيث تصدر الفاتورة ثم يتم الإبلاغ عنها للهيئة ضمن المدة المحددة.

يجب إعداد النظام لتطبيق الإجراء الصحيح وفق نوع المستند والمواصفات الفنية الحالية.

6. التحقق من البيانات والحقول الإضافية

تضيف المرحلة الثانية متطلبات تقنية وتجارية مقارنة بالمرحلة الأولى. لذلك، يجب التأكد من صحة بيانات الفاتورة، وهيكل XML، وقواعد التحقق، والحقول المطلوبة وفق المواصفات المعتمدة.

7. الاختبار والاستعداد للتشغيل الفعلي

لا يقتصر التكامل على تفعيل خيار داخل البرنامج المحاسبي؛ بل يتطلب اختبار إنشاء الفواتير، والتحقق من البيانات، والاتصال بالمنصة، ومعالجة الأخطاء، والتأكد من جاهزية النظام قبل استخدامه في المعاملات الفعلية.

أهمية التكامل في المرحلة الثانية

يسهم الربط الصحيح في جعل عملية الفوترة أكثر اتصالاً بالمنظومة التنظيمية المعتمدة. كما يمكن أن يقلل الأعمال الإدارية المتكررة، ويحسن إمكانية تتبع الفواتير، ويساعد الفرق المالية على إدارة عمليات الفوترة بصورة أكثر تنظيماً.

وتحتاج هذه المرحلة إلى تخطيط تقني أدق، خصوصاً لدى الشركات التي تصدر أعداداً كبيرة من الفواتير أو تدير عدة فروع أو كيانات قانونية أو قنوات بيع مختلفة.